De vele functies van boekhoudprogramma’s: welke heb je nodig?

Als ondernemer is het belangrijk om je boekhouding op orde te hebben. Het gebruik van een boekhoudprogramma kan hierbij zeer behulpzaam zijn. Er zijn echter veel verschillende boekhoudprogramma’s op de markt, elk met verschillende functies en mogelijkheden. Het is goed om te weten welke functies belangrijk zijn voor jouw bedrijf, zodat je het juiste boekhoudprogramma kunt kiezen.

Essentiële functies van boekhoudprogramma’s

Een goed boekhoudprogramma moet aan een aantal basisvereisten voldoen. Automatisering is daarbij belangrijk. Dit betekent dat het programma de financiële gegevens van je bedrijf automatisch verwerkt en bijhoudt. Hierdoor bespaar je tijd en kun je snel inzicht krijgen in de financiële situatie van je bedrijf. Om te voldoen aan de fiscale verplichtingen, moet je periodiek financiële rapportages opstellen. Een boekhoudprogramma moet daarom in staat zijn om deze rapportages geheel automatisch voor je op te stellen. Het programma moet de juiste cijfers en gegevens verzamelen en analyseren, zodat je de rapportages snel en eenvoudig kunt opstellen.

Factureren en betalingen

Een andere belangrijke functie van een boekhoudprogramma is de mogelijkheid om facturen te maken en betalingen te verwerken. Het programma moet eenvoudig te gebruiken zijn en de juiste gegevens moeten gemakkelijk te vinden zijn. Bovendien moet het programma in staat zijn om inkomende betalingen automatisch te verwerken, bijvoorbeeld door een automatische koppeling met de bank of door betaalbestanden in te laden, zodat je altijd op de hoogte bent van de financiële situatie van je bedrijf.

Automatische incasso

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je de betalingen op tijd binnenkrijgt. Met een boekhoudprogramma dat automatische incasso ondersteunt, kun je ervoor zorgen dat je betalingen op tijd binnenkrijgt en dat ze automatisch worden verwerkt. Zodra de automatische incasso wordt gestorneerd, verwerkt het boekhoudprogramma dit meteen in de boekhouding. De storno wordt dan aan de factuur gekoppeld. Dit bespaart je veel tijd.

Elektronische aangifte

Voor veel ondernemers is het verplicht om periodiek financiële rapportages aan de Belastingdienst aan te leveren. Een boekhoudprogramma met de mogelijkheid om elektronisch aangifte te doen, kan hierbij zeer behulpzaam zijn. Ten opzichte van een manuele aangifte kan je namelijk veel tijd besparen en het risico op fouten is bovendien veel minder groot.

Scan & Herken

Een handig hulpmiddel van een boekhoudprogramma is de functie Scan & Herken. Hiermee kun je facturen en andere financiële documenten scannen en automatisch laten verwerken in het programma. Dit bespaart tijd en zorgt voor een snellere verwerking van financiële gegevens. Vaak dien je wel per scan een toeslag te betalen, omdat dit veel vergt van de servers.

Werken met vreemde valuta

Als ondernemer werk je misschien met meerdere valuta, zoals de euro, de Amerikaanse dollar en de Poolse złoty. Een boekhoudprogramma dat de mogelijkheid biedt om te werken met vreemde valuta, kan hierbij zeer behulpzaam zijn. Het programma moet in staat zijn om automatisch om te rekenen naar de gewenste valuta en om valutaverschillen in de boekhouding te verwerken.

Het juiste boekhoudprogramma kiezen

Er zijn veel verschillende boekhoudprogramma’s op de markt en de aanwezige functies kunnen daarbij sterk verschillen. Maak voor jezelf uit welke functies onmisbaar zijn en ga met dit verlanglijstje op zoek naar het beste boekhoudprogramma. Hiervoor kun je de vergelijkingstool op deze website gebruiken. Je kan namelijk filteren op onder meer de functies van het boekhoudprogramma.