De 4 fouten die het vaakst worden gemaakt bij de btw-verwerking

Een foutje is snel gemaakt. Het kan gebeuren, maar de heren en de dames van de Belastingdienst zijn allesbehalve vergevingsgezind. Daarom is het belangrijk om heel zorgvuldig te zijn wanneer je bonnetjes verwerkt, zeker als het over de btw gaat. Vier fouten komen opvallend vaak voor en zijn zeker te voorkomen. Wij raden aan om een goed boekhoudprogramma te gebruiken, daarmee kan je het risico op foutjes drastisch verminderen.

# 1. Btw boeken waar het niet nodig is

Als ondernemer heb je natuurlijk een zakelijke rekening en krijg je te maken met bankkosten. Veel ondernemers denken dat banken ook btw in rekening brengen. Banken zijn echter vrijgesteld van de btw. Het is dus niet nodig om btw over de bankkosten te berekenen en om dit op te nemen in de btw-aangifte.

Een soortgelijke fout wordt vaak gemaakt bij de kosten van de Kamer van Koophandel, een van de eerste boekingen die je wellicht uitvoert. Ook hierover moet je geen btw boeken. Hetzelfde geldt voor de sociale lasten, de dividendbelasting, de wegbelasting, de vergunningen enzovoort, waarvoor er ook al eens onterecht btw wordt geboekt. Vergeet daarnaast niet dat je geen btw mag boeken op zakelijke lunches, diners, verzekeringen, portokosten en bij het parkeren op straat. Let bij dit laatste wel extra op, want parkeerdiensten als Yellowbrick moeten wel btw aanrekenen. Controleer altijd de factuur.

# 2. De autokosten fout boeken

De auto is vaak een bron van onduidelijkheden en dan worden er al eens fouten gemaakt. Stel dat je bijvoorbeeld een privéauto ook zakelijk gebruikt. Dan bereken je daarvoor een kilometervergoeding, dit is toegestaan. Deze kilometervergoeding vergoedt dan de kosten die aan het zakelijk gebruik van de privéauto zijn verbonden, zoals de onderhoudskosten of de brandstofkosten. Je kan dus niet een kilometervergoeding berekenen én de brandstofkosten boeken. Het is wel zo dat de btw over het zakelijk gebruik van de autokosten mag worden verrekend. Het een en ander is anders als je een auto zakelijk aanschaft. Meer hierover lees je in ons artikel over het zakelijk of privé aanschaffen van een auto.

# 3. Buitenlandse btw in Nederland terugvorderen

Het kan dat je in het buitenland uitgaven hebt gedaan en dat je een bonnetje hebt met daarop buitenlandse btw. Veel ondernemers denken dan dat ze deze btw net als bij hun andere bonnetjes gewoon in Nederland terug mogen vorderen, maar dat is niet het geval. De buitenlandse btw moet je in het buitenland terugvragen. Er zijn mogelijkheden om dit als Nederlander in het buitenland te doen, maar het is vaak heel complex en duur. Voor peperdure aankopen of voor wie vaak aankopen doet in het buitenland, kan het interessant zijn. Voor een enkel bonnetje is het wellicht de moeite niet waard. In dit geval kan je de buitenlandse btw als kost boeken.

# 4. KOR-omzetgrens niet monitoren

Via de kleineondernemersregeling of KOR is het niet nodig om btw te berekenen als je omzet onder 20.000 euro blijft. Het is dus geen belastingvermindering, zoals dat voor 2020 wel het geval was, maar een btw-vrijstelling. Eenmaal je meer dan 20.000 euro omzet hebt in een kalenderjaar, ben je echter vanaf de volgende levering verplicht om wel btw te berekenen. Je moet dit dus echt goed monitoren, want een omzetoverschrijding heeft meteen grote gevolgen. Ook voor de volgende jaren is dat het geval, want je mag meteen ook de volgende drie jaren geen gebruik meer maken van de KOR.